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办公厅秘书一处不断总结提升办会工作水平

作者:程燎、杨骏彪 来源:秘书一处 日期:2018-07-19
  为进一步加强会务工作,提高会议保障能力和服务水平,办公厅秘书一处总结提炼办会工作经验,抓重点、补短板、强弱项,确保各项重要会议的顺利举行。
  一是注重细节,做好会前准备。会前准备是做好会务工作的基石。办公厅秘书一处立足细节,精益求精,有条不紊推进会议各项筹备工作。编制会务工作流程表,细化任务分工,明确时间节点;完善会议文件审校流程,采取专人编撰整理、集体交叉校对的方式,严格把关、优化质量;开展会议重点环节演练,对常委会会议受领任命书、宪法宣誓等,提前组织相关人员进行“走台”,确保各环节衔接顺畅;根据宪法修正案,及时更换宪法宣誓仪式所用的宪法文本及宣誓誓词,保证内容准确、有效。
  二是注重协作,做好会中组织。面对千头万绪、情况多变的会议过程,采取有力措施,组织会务工作人员,各司其职、密切配合,弹好会中保障的“协奏曲”。常委会会议期间,在会场内分片区设置座位引导员,确保会场井然有序;在后台音控室落实专人对接系统管理员,紧盯字幕背景切换和表决系统运行;在分组审议中安排速录人员和工作人员,做好委员和代表发言的记录编辑,并及时编发常委会会议简报,送常委会组成人员阅;会务负责人全程跟进会议进程,时刻把握会议动态,随时应对各类突发情况。
  三是注重提升,做好会后总结。会议结束后,及时组织工作人员对会议过程进行回顾分析,查找有待改进之处。通过原文研读会议工作制度,加深对不同类型会议流程和有关要求的认识与了解;通过对照会议工作程序,对会务工作各环节进行梳理,查找当前工作中存在的问题和薄弱环节;通过举行“诸葛亮会”,解放思想、集思广益,寻找改进工作的对策和方法。近期,针对第11次常委会会议中发现的会场音响效果不佳的问题,秘书一处主动与会议中心进行沟通对接,增设音响设备,调试音响系统,确保会议音响效果;针对有时委员签到、表决衔接不畅问题,严控系统开放时间,加强会议主持提醒,提高电子系统运行的精准度,狠抓到会率;针对会议入场时间难把握问题,在会议开始前5分钟增设提醒铃声,保证与会人员入场准时、有序。